תוכנה לניהול עסק קטן - כיצד היא יכולה לעזור?

העסק הקטן עומד בפני הישרדות מתמדת, מה שאומר שעל מנת לעמוד בתחרות העצומה אל מול המתחרים, עליו להשתמש במיטב האמצעים שיעניקו לו יתרון כלשהו. תוכנה לניהול עסק קטן היא אחד האלמנטים היותר מומלצים הקשורים בכך, ובשורות הקרובות נלמד כיצד הטמעתה תוכל לעזור לבית העסק שלכם ב-2 היבטים חשובים – ניהול קשרי הלקוחות והנהלת החשבונות.

 

ניהול קשרי הלקוחות

בין אם מדובר בעסק של אדם אחד או בעסק של 10 עובדים בלבד, הרי שהערך המוסף שהוא חייב לספק אמור להיות קשור ביחס האישי ללקוחות. השירות חייב להיות מהיר ויעיל ולספק ללקוח את כל מה שירצה בהתאמה אישית מושלמת. תוכנה לניהול עסק קטן מסוג מתקדם תספק לכם בדיוק את זה. תוכנה שכזאת תכלול ממשק ניהול קשרי לקוחות מתקדם אשר יכלול את כל נתוני הלקוחות בתיקים ממוחשבים מסודרים, כאשר כל הנתונים יעלו מיידית על המסוף עם שיחת הטלפון של הלקוח עם נציג השירות. בין הנתונים הללו ניתן לציין פרטים אישיים, רכישות קודמות, פנייה אחרונה אל בית העסק ומצב פנייה עדכני ועוד. מעבר לזאת, תוכנה איכותית תכלול בתוכה גם מערכת דיוור ישיר, כך שניתן לפלח את כל הנתונים בהתאם לצרכים (למשל לפי היקף רכישות, גיל או מין) ולפנות ללקוחות מסויימים בנימה אישית עם הצעה שתותאם בדיוק לצרכיהם.

תוכנה לניהול עסק קטן יכולה לכלול גם מערכת לגיוס לקוחות חדשים שלמעשה תתמוך בניהול המידע אודות הלידים שפנו בעקבות קמפיינים שיווקיים באינטרנט. הרעיון פשוט - כל המידע זורם מאפיקי השיווק השונים, מוכנס לטבלאות מסודרות ומופנה אל המוכרנים והנציגים להמשך פנייה. באופן זה לא מפספסים שום לקוח פוטנציאלי ואף ניתן לאפיין את ההצלחה או אי הצלחה של אפיק שיווקי מסויים ולהיות עסק שמובל ע"י ידע ופעולות מושכלות. 

 

הנהלת החשבונות

תוכנה לניהול עסק קטן שכוללת ממשק הנהלת חשבונות בתוכה היא כלי רב עוצמה עבור העובדים ובעלי העסק, במיוחד אם בחרתם מראש בתוכנה שפותחה בישראל ומותאמת במיוחד למערכת המיסוי המקומית. בלחיצת כפתור תוכלו לסלוק כרטיסי אשראי, להפיק חשבוניות וקבלות ואף לסלוק הוראות קבע בנקאיות ולהפיק דו"חות חשובים. כמו כן רצוי לבחור מראש בתוכנה שעובדת בצורת WEB דרך האינטרנט, כך שלא תהיה שום מגבלה לבצע פעולות גם כאשר אינכם נמצאים בבית העסק – הדבר המתאים מאוד לאנשי מכירות שטח ומשווקים, ולמעשה פותר את עניין מצבת כוח האדם הקטנה של בית העסק.

מדוע כדאי להטמיע תוכנה לניהול לקוחות בארגון?

מערך ניהול הלקוחות של הארגון כולל לא מעט ממשקים שמטרתם לשמר לקוחות קיימים ולגייס לקוחות חדשים כל העת. עם הזמן הבינו כי פיזור הממשקים הללו יוצר לחץ על נותני השירות ומסרבל את עבודתם, ובה בעת גם גורם למתן שירות שאינו מיטבי בלשון המעטה. לאור זאת החלו לצאת בשנים האחרונות תוכנות ניהול לקוחות מובנות אשר מאחדות את כל הממשקים בפלטפורמה אחת חכמה. מהם היתרונות של העניין וכיצד תוכנה לניהול לקוחות תוכל לעזור גם לעסק שלכם? הישארו עימנו.

ניהול מידע מושכל יותר

אחד היתרונות הגדולים ביותר של תוכנה לניהול לקוחות הוא היכולת שלה לרכז את כל המידע אודות כל לקוח בתיק מסודר ומפורט ולנהל את המידע בצורה חכמה ומושכלת יותר. בתיק הלקוח נשמר לא רק מידע כללי כגון כתובת ודרכי התקשרות, אלא אף מאפיינים ספציפיים כגון מין, גיל, רכישות ופניות בעבר, תיעוד הפניות ומצב הטיפול הנוכחי. כל המידע ניתן לשליפה בלחיצת כפתור פשוטה, לרבות המסמכים עליהם חתמו הלקוחות, חוזים, פריטים שכבר נשלחו ופניות של הלקוחות שהתבצעו דרך המייל, הטלפון ובאופן פרונטאלי. באופן זה יכולים נותני השירות להמשיך את הטיפול בפנייה מסויימת בדיוק בנקודה בה הפסיקו קודמיהם, ומנהלי העבודה יכולים לזהות מצבים של פניות פתוחות או לקוחות שהטיפול בהם הפך לבעייתי והסתבך. מערכות מתקדמות יותר של ניהול לקוחות אף מציעות את האפשרות לגישה ישירה למחלקת הנהלת החשבונות וסליקת כרטיסי האשראי בו במקום, מבלי שיהיה צורך להעביר את הלקוח בין נותני שירות אחרים. כך מתנהל עסק רציני, שמציג את עצמו ככזה.

ניהול קמפיינים שיווקיים וגיוס לקוחות חדשים

לקוחות פוטנציאליים (לידים) פוקדים את העסק שלכם בכל עת בהקלקה על קישורים שונים ברחבי האינטרנט. המידע פשוט עצום ועל מנת לא לפספס שום לקוח ולהתנהל באופן מושכל, רצוי לבחור מראש בתוכנת ניהול לקוחות מתקדמת אשר עוזרת בניהול הקמפיינים השיווקיים וגיוס לקוחות חדשים. באמצעות התוכנה כל המידע הנכנס עובר ניתוח ואנאליזה וניתן לאפיין מאילו מקורות הגיעו הלידים ואף לנתב את העבודה לנותני השירות מבחינת התקשרות חוזרת. כיום אף ניתן למצוא תוכנה לניהול לקוחות מסוג follow up, שבאמצעותה ניתן לוודא כי לאחר ההתקשרות עם הלקוח יישלח מסרון או יחזור נציג שירות לקבלת משוב או כל אופציה אחרת. באופן זה ניתן להעניק את השירות הטוב ביותר מבלי לאבד שום לקוח (ותיק או פוטנציאלי) על הדרך.

בהצלחה!

כיצד לבחור מערכת ניהול לידים?

ניהול לידים הפך בשנים האחרונות לחלק בלתי נפרד ממערך השיווק האסטרטגי של עסקים, חברות וארגונים בכל קנה מידה. הלידים עצמם מגיעים אלינו ממגוון רחב של אתרים (פייסבוק, גוגל, דף הבית וכו') והפרטים שלהם נקלטים ע"י מערכת ניהול לידים מתאימה (בדר"כ כחלק ממערכת CRM). בשורות הבאות נלמד אילו תכונות על מערכת שכזו להציע עבורנו על מנת שנשקול התקשרות ארוכת טווח עם ספקיה.

ממשק פשוט ונוח ללמידה

אחד הדברים שמנעו בעבר את השימוש במערכות ניהול שונות היה הממשקים העמוסים והקשים מאוד ללמידה ע"י העובדים. כל התהליך לקח זמן רב, עובדים חדשים שהגיעו היו צריכים לצאת לקורסים והשתלמויות ללמידת המערכת ואילו עובדים מבוגרים יחסית מרדו כנגד השימוש בה בשל חוסר התאמה ליכולותיהם. מערכת ניהול לידים אם כן, חייבת ראשית כל להיות בעלת ממשק פשוט ונוח ללמידה וזה בדיוק מה שמציעות מערכות ה- CRM של ימינו, אשר פועלות עם מערכות הפעלה רבות והממשק בהן מאוד "אפליקטיבי", כך שכמעט אין צורך בלמידה ולמעשה לומדים תוך כדי העבודה עצמה. 

הטמעה קלה בארגון

מעבר ללמידה ע"י העובדים, חשוב מאוד להשתמש במערכת שאותה קל להטמיע בארגון מבחינה טכנולוגית. חשוב לזכור כי מערכת ניהול לידים איכותית צריכה לספק מידע רלוונטי למנהלים ואנשי השיווק בכל רגע נתון בו הם חפצים בו, לשם כך על המערכת להציע שירותי ענן וגישה מכל מכשיר כגון מחשב נייד, סלולאריים, טאבלטים, מחשבי שולחן וכו'. כמו כן, חשוב שהמערכת תוטמע בכל המסופים תוך פרק הזמן הקצר ביותר ותעבור סינכרון מלא עם המערכות הקיימות שיושבתו מיד עם החלפתן.

יכולות ניתוח ומעקב

כל מערכת ניהול לידים צריכה לאפשר למשתמשים בה את מקסימום המידע הנדרש בטבלאות שקלות מאוד לצפייה ולניתוח. מבין החתכים החשובים ביותר שכדאי שהמערכת תוכל לספק יש לציין מידע על לידים מובילים, מהיכן הם הגיעו, מהם המאפיינים שלהם (למשל, שעת הפנייה, גיל, מין וכו'), לבדוק אילו אנשי מכירות מטפלים בהם, תוך כמה זמן פנו, היכן עומדת הפנייה ומהו אחוז ההתקשרות בפועל לעומת סך הלידים שנאספו וכו'. באופן זה ניתן לבצע שינויים מושכלים בקפיינים הבאים ולא להסתמך על תחושות בטן שאינן מבוססות.

בנוסף חשוב מאוד שאותה מערכת ניהול לידים שתבחרו בה תוכל לתקשר עם מערכות אחרות בארגון כגון מחלקת המכירות, הנהלת החשבונות וכו'. באופן זה העובדים שלכם יוכלו לבצע את כל מלאכתם תחת ממשק אחד יעיל ונוח, ולא להיות מתוסכלים מבעיות בזרימת העבודה. כאשר העובדים מרוצים גם הלקוחות שלכם חשים זאת והארגון שלכם יכול למנף את עצמו צעד אחד קדימה.

מהי תוכנת ERP ומדוע כדאי גם לכם להשתמש בה?

צירוף האותיות ERP הינו ראשי התיבות באנגלית של הביטוי מערכת לתכנון משאבי ארגון. במילים אחרות ופשוטות יותר, מדובר במערכת אחת שמאגדת יחדיו מספר פונקציות חשובות של הארגון וע"י כך מאפשרת זרימת עבודה טובה יותר וניהול נכון של משאבים. בשורות הקרובות נלמד קצת יותר לעומק על אותה תוכנת ERP ונסקור את יתרונותיה גם לארגון או העסק שלכם.

תוכנת ERP – מה היא כוללת בדיוק?

בעבר נהגו להפריד בין פונקציות ניהוליות שונות בארגון ולהשתמש בהן בנפרד. הדבר יצר התמחויות נפרדות בכל תחום ניהולי בארגון אך הכשל הגדול הורגש כאשר היו מעוניינים לחבר בין פונקציות שונות. מאז השתנו הדברים וההתפתחות הטכנולוגית של השנים האחרונות הביאה למצב בו ניתן להשתמש בתוכנות ייעודיות שמאגדות בפלטפורמה אחת את כל משאבי הארגון. אחת מהן היא תוכנת ERP אשר למעשה מאגדת פונקציות רבות עליהן ניתן להחליט מראש בעת התאמתן ללקוח הספציפי. התוכנה מציעה בממשק אחד נוח לשימוש גישה לכל מאגרי הידע של משאבי האנוש של הארגון, מערכת השיווק וה- CRM, המלאי והתפעול, המכירות והרכישות, הנהלת החשבונות, שרשראות האספקה ועוד. כל המערכות הללו הינן לב ליבו של הארגון והיכולת לשלוף מהן מידע אינטגרטיבי היא בגדר פעולה קריטית להצלחת הארגון. המערכת עובדת לפי ערכים חד ערכיים וערכים המשויכים להם (למשל, תעודת זהות או מספר לקוח שאליהם מוצמדים פרטי הרכישה וכו') כאשר כל המידע מאורגן בטבלאות מקוונות שאותן קל מאוד להשלים. התצוגה עשויה להיות גרפית או בפריסות שונות בהתאם להעדפות המשתמש. 

מדוע כדאי להשתמש בתוכנת ERP?

כל תוכנת ERP עוזרת למעשה לארגון (שיכול להיות עסק, חברה או כל ארגון שהוא) להיות ארגון לומד, שמספק מידע רב להנהלה בזמן אמת ועוזר לקחת החלטות מושכלות יותר. התוכנה הוכחה ככזאת שעוזרת למנהל לעבוד טוב יותר עם הגורמים האנושיים בארגון וגם לקבל נקודת מבט כלכלית ופיננסית בזמן אמת בכל מקום שירצה. כל נתוני העובדים מוקלדים, ניתן לעקוב אחר תנועותיהם, "לצ'פר" עובדים מצטיינים ובו בעת לדאוג ללקוחות ולוודא כי הם מטופלים היטב. התוכנה מקלה למעשה גם על העובדים עצמם, שכן הם זוכים לעבוד תחת מערכת אחת ויחידה שמאגדת את כל היבטי העבודה שלהם וזאת במקום לעבוד בנפרד דרך מערכות שונות שחלקן כבר אמורות לחלוף מהעולם. בוודאי תשמחו לגלות שבימינו ישנן תוכנות ERP שאף מציעות שליטה דרך מחשבים נייחים, ניידים וטלפונים ניידים חכמים, ואף כאלה שמגיעות עם שירותי ענן, גיבוי ושירות למקרה של תקלות ובאגים למיניהם.

תוכנה להנהלת חשבונות - מה כדאי שתכלול?

הנהלת החשבונות הינה לב ליבו של העסק. דרך מחלקה זו עוברים כל ההוצאות וההכנסות, מופקות קבלות וחשבוניות וכמו כן, מתנהלים אל מול רשויות המס. למעשה, רק ניהול חשבונות חכם ומושכל יאפשר לעסק לנצל את יכולותיו כאשר הדרך הטובה ביותר להשיג זאת טמונה ברכישת תוכנה שמאגדת בתוכה את כל הקשור לנושא. מה כוללת תוכנה להנהלת חשבונות איכותית ומהם הדגשים ברכישתה? להלן כל המידע. 

תוכנה להנהלת חשבונות - כל הפונקציות הנדרשות לעסק שלך

מחלקת הנהלת החשבונות אמורה לטפל בכל שטף ההוצאות וההכנסות של בית העסק. משמעות הדבר היא כי על מחלקה זו לספק מענה הולם למנהל, ללקוחות ולספקים השונים שבאים באינטראקציה עם העסק. לשם כך על מחלקת הנהלת החשבונות להיות מצוידת בתוכנה שתוכל לרכז את כל הנושאים הבאים בממשק פשוט ואינטואיטיבי שכולל :

• שליחת מסמכים חתומים דיגיטאלית.
• הפקת קבלות, לרבות בזירת המכירה עצמה (מעולה עבור סוכני שטח).
• הפקת חשבוניות לפי הצורך.
• סליקת כרטיסי אשראי (גם מרחוק, לרבות בזירת המכירה ע"י מכשירים ייעודיים או טלפונים סלולאריים).
• ניהול המלאי ובדיקת מצב תזרים ההוצאות וההכנסות בכל עת.

ניתן למצוא גם תוכנה להנהלת חשבונות שמתחברת עם תוכנות נוספות בבית העסק כגון מערכות ה- CRM ו- ERP.

תכונות נדרשות נוספות מתוכנת הנהלת החשבונות

לא כל תוכנה להנהלת חשבונות מסוגלת לספק את המענה המתאים עבור בית העסק. לכן חשוב מאוד להתקשר עם בית תוכנה או חברה שמתמחה בהשמת פתרונות לעסקים בגודל שלכם. ניתן להתאים תוכנה לעסק קטן (אפילו של אדם אחד) או לעסקים גדולים יותר. כמו כן חשוב מאוד לבחור מראש בתוכנה שניתן להרחיב את המידע שעל גביה ומספר הפונקציות שבה מבלי להחליף אותה. בנוסף, יש לוודא כי בחרתם תוכנה להנהלת חשבונות שמציעה גם את האפשרויות הבאות :

• שירותי גיבוי – כך שבכל מקרה של תקלה, שריפה או גניבת מחשב זה או אחר תמיד יהיה ניתן לשחזר את כל הנתונים מחדש.
• עבודה מרחוק – רצוי לבחור בתוכנה שמציעה שירותי ענן ושניתן להתחבר אליה מכל מקום ובכל זמן.
• המרת מט"ח – לעסקים שעובדים עם לקוחות בחו"ל ו/או מטבעות זרים, לרבות יכולת הפקת קבלות וחשבוניות באנגלית.
• הרשאות – חשוב כי התוכנה תאפשר יצירת היררכיית הרשאות לגישה למידע בין עובדים ורמות ניהול שונות.

בסופו של דבר רק תוכנה להנהלת חשבונות שמצויידת בכל הפונקציות הנדרשות תשפר את יכולותיכם להתנהל נכונה ותמנף את הפוטנציאל העסקי שלכם. בהצלחה!

תוכנה לניהול עסק

 

מטרתה של כל תוכנה לניהול עסק, או CRM  בלעז, היא לסייע בניהול העסק, כמובן, וכדי לעשות זאת בצורה היעילה ביותר יש להתאים את המערכת לבית העסק ולהטמיע אותה בצורה נכונה ויסודית. ככל שהארגון גדול יותר, כך תהליך ההטמעה יהיה מורכב יותר ויימשך זמן רב יותר, אך בסופו העסק או הארגון יוכלו להינות מהתייעלות גדולה בכל תהליכי השיווק, המכירות וקשרי הלקוחות, וכתוצאה מכך גם מגידול בהכנסות. 

מידע זורם בין כפות ידיך

עולם העסקים של היום נשען על מידע הזורם בין החברות השונות, בתוך כל חברה וחברה, בין המחלקות השונות בחברה ובתוך כל מחלקה ומחלקה. כאשר המידע הזה אינו נשמר ואינו מנוהל בצורה נכונה הוא עשוי ללכת לאיבוד, כפי שקורה לעיתים קרובות, ובדיוק לשם כך הומצאו תוכנות לניהול העסק, תוכנות ה- CRM.

יעילות היא שם המשחק

תוכנה לניהול עסק מייעלת את ההתנהלות שלו על ידי ניטור וניהול זרימת המידע ושמירתו במקום הרלבנטי, כך שכל מי שזקוק לו יוכל להגיע אליו בקלות. המערכת מסנכרנת את התהליכים השונים המתרחשים בעסק ומאפשרת להם להתבצע בצורה יעילה, אוטומטית לעיתים, ומהירה הרבה יותר מבעבר, תוך שמירה על כל המידע זמין ונגיש. התוכנה אמנם אינה מנהלת את העסק במקומכם אך היא בהחלט מספקת את התשתית הנדרשת כדי שתוכלו לנהל את העסק בצורה יעילה יותר.

המרכיב הסודי

המרכיב החשוב ביותר בכל עסק הוא הלקוח, כיוון שהוא מהווה את מקור ההכנסה של העסק. היתרון הכי גדול של תוכנה לניהול עסק  היא ביעילות שהיא מכניסה לניהול קשרי הלקוחות ולתהליכי השיווק והמכירה. שימוש נכון בתוכנה מאפשר לעסק לגייס בקלות גדולה יותר לקוחות חדשים, ולשמר את הלקוחות הקיימים תוך עידוד קנייה חוזרת.

כל היתרונות של תוכנה לניהול עסק

ארבעת היתרונות המרכזיים של שימוש  בתוכנת CRM  הם:

• הקטנת הטעויות למינימום על ידי ארגון המידע ותיעוד הפעולות בצורה מסודרת.
• ניהול משופר של מערך המכירות והשיווק ומעקב אחר הפעילות של הלקוחות בעסק.
• שיפור יכולת השליטה שלכם בעסק על ידי הפקת דוחות מכל סוג וקבלת מידע מהימן בזמן אמת.
• ניהול המלאי בצורה נוחה ויעילה.

כל שנשאר לכם לעשות הוא למצוא את החברה שתתאים לכם את התוכנה הטובה ביותר עבור הצרכים של העסק, ולהתחיל להינות.

עשרת הדיברות (גירסת ניהול לקוחות)

 

אספנו את עשרת הדיברות לשימוש במערכת CRM. מדובר בעצות חשובות, שאנו מקווים שישמשו אותך היטב.

לא תרכוש CRM ללא תכנון מוקדם של אסטרטגיה שיווקית

ישנם סוגים רבים של מערכות CRM. חלק מהמערכות מתמקדות בנושא השירות, בזמן שאחרות מיועדות יותר לניהול ומכירות. חשוב מה אתה באמת רוצה להשיג מהמערכת. לאחר מכן תוכל להתעניין ברכישת תוכנה, שעונה על הצרכים שהגדרת.

לא תחמוד ותתפתה למערכת חינמית

ברשת יש אינסוף תוכנות חינמיות להורדה. אך האם הן באמת מתאימות לך? האם הן משרתות את צרכי העסק? בסופו של דבר תגלה כי הן עלו לך ביוקר ובזבזו לך זמן יקר – וזמן הוא כסף.

לא תתייחס לתקופת ההטמעה של התוכנה כלאחר יד ובפזיזות

CRM מצריכה הדרכה נאותה, מעורבות של העובדים, שיתופם בשינויים שעומדים לבוא. אל תבצע את ההטמעה בתקופה שבה יש לחץ היסטרי ופרויקטים רבים. בחר תקופה יחסית שקטה, שבה יהיה נוח לכולם להתפנות ללמידת התוכנה. זכור כי זלזול בתקופת ההטמעה עשוי להוביל לכישלון מערכת CRM.

לא תזניח את פיתוח התוכנה

במידה ובחברה שלך שוקדים על פיתוח תוכנת CRM, זכור היטב, כי תהליך הפיתוח של מערכת CRM צריך להיות מנוהל בידי ההנהלה, לא בידי המפתחים. ההנהלה היא זו שתכתיב מה יהיה בתוכנה, אילו פונקציות, מה הייעוד שלה ועוד.

כבד את עובדיך ואת פקידיך

המטרה של מערכת CRM היא בסופו של דבר להיות נוחה לשימוש לעובדים. חשוב על כך שבוודאי תהיה התנגדות בקרב העובדים לשינוי, לכן, נסה לרכך קצת את המהלומה ולהגיש להם תוכנה פשוטה וקלילה יחסית, כך שיהיה להם קל להסתגל אליה. חשוב על כך מנקודת המבט של העובדים שלך. הם צריכים להתאמץ יותר, בזמן שהם לא מקבלים דבר על מאמציהם. השכר שלהם נשאר כפי שהוא.

לא תוסיף למערכת פונקציות מיותרות

נניח שלאחר שלקוח מתקשר, עובד החברה נכנס לתוכנה ומתקשה לאתר את הפרטים הרלוונטיים בשל עודף התפריטים ושפע הכפתורים המיותרים. לכן, כלול במערכת רק את הפונקציות שאתה באמת צריך.

לא תכביד על זיכרון המערכת

אל תשמש במאגר הנתונים כאל מחסן – הכנס לשם רק מה שאתה באמת צריך. זכור כי מאגר נתונים עמוס לעייפה ישפיע על מהירות העבודה של המערכת.

כבד את הטכנולוגיה המשתנה

יתכן שרכשת לא מזמן CRM וכעת אתה מגלה שהגיע הזמן לעדכנה, כדי להתאים אותה לרשתות החברתיות. נסה לזרום עם השינויים במקום להתקבע ולסרב להם.

אל תצפה, שהמערכת תעשה את העבודה הקשה בשבילך

אם השירות שלך גרוע, גם הטכנולוגיה הטובה ביותר לא תשנה זאת. עליך להוביל מהלך משולב של שינוי מושלם בצורת השירות.

לא תנאף

לאחר שהתקנת מערכת בחברה וכל העובדים שלך בחברה התרגלו אליה, אל תתחיל לפזול לצדדים ולחשוב על התקנת מערכת אחרת, פשוט בגלל שאתה מחפש ריגושים.