הנהלת החשבונות הינה לב ליבו של העסק. דרך מחלקה זו עוברים כל ההוצאות וההכנסות, מופקות קבלות וחשבוניות וכמו כן, מתנהלים אל מול רשויות המס. למעשה, רק ניהול חשבונות חכם ומושכל יאפשר לעסק לנצל את יכולותיו כאשר הדרך הטובה ביותר להשיג זאת טמונה ברכישת תוכנה שמאגדת בתוכה את כל הקשור לנושא. מה כוללת תוכנה להנהלת חשבונות איכותית ומהם הדגשים ברכישתה? להלן כל המידע.
תוכנה להנהלת חשבונות - כל הפונקציות הנדרשות לעסק שלך
מחלקת הנהלת החשבונות אמורה לטפל בכל שטף ההוצאות וההכנסות של בית העסק. משמעות הדבר היא כי על מחלקה זו לספק מענה הולם למנהל, ללקוחות ולספקים השונים שבאים באינטראקציה עם העסק. לשם כך על מחלקת הנהלת החשבונות להיות מצוידת בתוכנה שתוכל לרכז את כל הנושאים הבאים בממשק פשוט ואינטואיטיבי שכולל :
- שליחת מסמכים חתומים דיגיטאלית.
- הפקת קבלות, לרבות בזירת המכירה עצמה (מעולה עבור סוכני שטח).
- הפקת חשבוניות לפי הצורך.
- סליקת כרטיסי אשראי (גם מרחוק, לרבות בזירת המכירה ע"י מכשירים ייעודיים או טלפונים סלולאריים).
- ניהול המלאי ובדיקת מצב תזרים ההוצאות וההכנסות בכל עת.
ניתן למצוא גם תוכנה להנהלת חשבונות שמתחברת עם תוכנות נוספות בבית העסק כגון מערכות ה- CRM ו- ERP.
תכונות נדרשות נוספות מתוכנת הנהלת החשבונות
לא כל תוכנה להנהלת חשבונות מסוגלת לספק את המענה המתאים עבור בית העסק. לכן חשוב מאוד להתקשר עם בית תוכנה או חברה שמתמחה בהשמת פתרונות לעסקים בגודל שלכם. ניתן להתאים תוכנה לעסק קטן (אפילו של אדם אחד) או לעסקים גדולים יותר. כמו כן חשוב מאוד לבחור מראש בתוכנה שניתן להרחיב את המידע שעל גביה ומספר הפונקציות שבה מבלי להחליף אותה. בנוסף, יש לוודא כי בחרתם תוכנה להנהלת חשבונות שמציעה גם את האפשרויות הבאות :
- שירותי גיבוי – כך שבכל מקרה של תקלה, שריפה או גניבת מחשב זה או אחר תמיד יהיה ניתן לשחזר את כל הנתונים מחדש.
- עבודה מרחוק – רצוי לבחור בתוכנה שמציעה שירותי ענן ושניתן להתחבר אליה מכל מקום ובכל זמן.
- המרת מט"ח – לעסקים שעובדים עם לקוחות בחו"ל ו/או מטבעות זרים, לרבות יכולת הפקת קבלות וחשבוניות באנגלית.
- הרשאות – חשוב כי התוכנה תאפשר יצירת היררכיית הרשאות לגישה למידע בין עובדים ורמות ניהול שונות.
בסופו של דבר רק תוכנה להנהלת חשבונות שמצויידת בכל הפונקציות הנדרשות תשפר את יכולותיכם להתנהל נכונה ותמנף את הפוטנציאל העסקי שלכם. בהצלחה!
