צירוף האותיות ERP הינו ראשי התיבות באנגלית של הביטוי מערכת לתכנון משאבי ארגון. במילים אחרות ופשוטות יותר, מדובר במערכת אחת שמאגדת יחדיו מספר פונקציות חשובות של הארגון וע"י כך מאפשרת זרימת עבודה טובה יותר וניהול נכון של משאבים. בשורות הקרובות נלמד קצת יותר לעומק על אותה תוכנת ERP ונסקור את יתרונותיה גם לארגון או העסק שלכם.
תוכנת ERP – מה היא כוללת בדיוק?
בעבר נהגו להפריד בין פונקציות ניהוליות שונות בארגון ולהשתמש בהן בנפרד. הדבר יצר התמחויות נפרדות בכל תחום ניהולי בארגון אך הכשל הגדול הורגש כאשר היו מעוניינים לחבר בין פונקציות שונות. מאז השתנו הדברים וההתפתחות הטכנולוגית של השנים האחרונות הביאה למצב בו ניתן להשתמש בתוכנות ייעודיות שמאגדות בפלטפורמה אחת את כל משאבי הארגון. אחת מהן היא תוכנת ERP אשר למעשה מאגדת פונקציות רבות עליהן ניתן להחליט מראש בעת התאמתן ללקוח הספציפי. התוכנה מציעה בממשק אחד נוח לשימוש גישה לכל מאגרי הידע של משאבי האנוש של הארגון, מערכת השיווק וה- CRM, המלאי והתפעול, המכירות והרכישות, הנהלת החשבונות, שרשראות האספקה ועוד. כל המערכות הללו הינן לב ליבו של הארגון והיכולת לשלוף מהן מידע אינטגרטיבי היא בגדר פעולה קריטית להצלחת הארגון. המערכת עובדת לפי ערכים חד ערכיים וערכים המשויכים להם (למשל, תעודת זהות או מספר לקוח שאליהם מוצמדים פרטי הרכישה וכו') כאשר כל המידע מאורגן בטבלאות מקוונות שאותן קל מאוד להשלים. התצוגה עשויה להיות גרפית או בפריסות שונות בהתאם להעדפות המשתמש.
מדוע כדאי להשתמש בתוכנת ERP?
כל תוכנת ERP עוזרת למעשה לארגון (שיכול להיות עסק, חברה או כל ארגון שהוא) להיות ארגון לומד, שמספק מידע רב להנהלה בזמן אמת ועוזר לקחת החלטות מושכלות יותר. התוכנה הוכחה ככזאת שעוזרת למנהל לעבוד טוב יותר עם הגורמים האנושיים בארגון וגם לקבל נקודת מבט כלכלית ופיננסית בזמן אמת בכל מקום שירצה. כל נתוני העובדים מוקלדים, ניתן לעקוב אחר תנועותיהם, "לצ'פר" עובדים מצטיינים ובו בעת לדאוג ללקוחות ולוודא כי הם מטופלים היטב. התוכנה מקלה למעשה גם על העובדים עצמם, שכן הם זוכים לעבוד תחת מערכת אחת ויחידה שמאגדת את כל היבטי העבודה שלהם וזאת במקום לעבוד בנפרד דרך מערכות שונות שחלקן כבר אמורות לחלוף מהעולם. בוודאי תשמחו לגלות שבימינו ישנן תוכנות ERP שאף מציעות שליטה דרך מחשבים נייחים, ניידים וטלפונים ניידים חכמים, ואף כאלה שמגיעות עם שירותי ענן, גיבוי ושירות למקרה של תקלות ובאגים למיניהם.
